1 Introduktion
Organisationsdesign kan tyckas vara ett väldigt abstrakt ämne. Alla olika modeller och teorier med fina och langa namn far det lätt att se ut som en konstruktion av och för verklighetsfrämmande akademiker. Detta kan säkert avskräcka manga företagare vid första anblicken. Men när man väl trängt igenom den yttre muren av begreppsdefinitioner kommer man fram till ett praktiskt mycket användbart stoff. Manga av tankarna bygger ju pa empiriska undersökningar av verkligheten som har konstruerats för att förklara och sortera de slutsatser som man har dragit av olika försök till organisering. Pa sa sätt kan man säga att man lär av gangna tiders misstag om man använder organisationsteori för att bygga upp sin egen organisation i praktiken.
1.1 Syfte
I detta PM har vi försökt att implementera Mintzbergs teorier om organisationsdesign i verkligheten, inte genom att konstruera en egen organisation utan genom att studera befintliga företag i Upd. Tanken är att se om och hur de verkliga exemplen överensstämmer med teorierna.
Studien är ocksa en del i FRAMFÖR-projektet, där de 50 mest framgangsrika företagen, enligt vissa kriterier, ska utses. Företagen hade redan genomgatt en gallring med avseende pa vissa finansiella data medan var undersökning främst ska handla om de sa kallade ”mjuka värdena”.
1.2 Metod
Materialet till detta PM har vi fatt in genom att interua nyckelpersoner pa tva olika företag; Forkarby snickeri och entreprenad AB samt Knivsta Företagsväxter AB. För att fa ut sa mycket som möjligt av interuerna användes dels ett färdigt frageformulär fran FRAMFÖR-projektet men ocksa egenhändigt framtagna fragor. I dessa fragor utgick vi fran de hypoteser vi pa förhand uppställt för att fa ett bra underlag. Under själva interun anpassade vi oss efter vad som kom fram och valde pa sa sätt ut för oss intressanta delar av företagets uppbyggnad.
1.3 Hypotes
För att ha nagot att utga ifran när vi lade upp vara interuvstrategier formulerade vi hypoteser om hur de tva företaget skulle vara uppbyggda.
När vi fick reda pa vilka företag vi skulle besöka var det ingen i gruppen som kände till dem överhuvudtaget. Detta tillsammans med företagsnamnen och adresserna, som bada visade att företagen hade sin bas i samhällen utanför Uppsala, ledde oss att anta att bada företagen var sma med avseende pa antalet anställda. Vad organisationen da beträffar slöt vi oss till idén om att organisationen skulle vara tämligen begränsad i sin komplexitet, utan att för den delens skull tro att den skulle vara enklare att beskriva rent teoretiskt.
2 Organisationsdesign i praktiken
Forkarby snickeri och entreprenad AB är ett litet familjeföretag beläget pa Forkarby gard, en dryg mil norr om Uppsala. Företaget verkar i huvudsak inom byggbranschen i form av ett snickeri, men bedriver även lantbruksverksamhet. Snickeriet atar sig alla typer av vanliga snickarjobb sasom tillbyggnad av fastigheter, takläggning, köks- och badrumsbyggnad och i viss man även hela nybyggnationer. Dessutom sätter de upp skyltar som företaget Skyltpoolen AB säljer.
Företaget som sadant har sin grund i den verksamhet som började pa 1920-talet da den nuvarande VD:ns farfars far började arrendera garden och den tillhörande marken av Uppsala universitet genom Gustavianska stiftelsen. Snickeriverksamheten började dock inte förrän syskonen Per och Johan Andersson förlorade jobben pa NCC under den ekonomiska krisen pa 80- och 90-talet. De beslutade sig da för att börja snickra i egen regi och inkorporerade detta med den övriga verksamheten.
Lika länge har dock inte Företagsväxter i Knivsta AB varit elerad pa marknaden. I tretton ar har Jan Palm bedrivit försäljning av krukor och växter till olika företag. Det började som en sidoverksamhet till sitt davarande jobb som dataförsäljare pa ett dataföretag i Uppsala 1990, efter att ha kommit i kontakt med en krukdistributör i Spanien. Med hjälp av en kompis intresse och skicklighet för växter kom krukorna att säljas i kombination med växter. Tva ar senare hade kundkretsen vuxit till den grad att det krävdes ett fulltids engagemang och detta ledde till ”Företagsväxters” grundande. Utan lan har företaget sedan dess i langsam takt expanderat till nuvarande omfattning med ett tjugotal anställda. Geografiskt har utvidgningen skett fran utgangspunkten Uppsala till Stockholm, Gävle, Falun, Borlänge och Västeras. Idag finns huvudkontoret i Knivsta och övriga verksamheten är uppdelat i tva regioner: region norr som innefattar Uppsala, Västeras och Gävle-Dalarna och Stockholmsregionen.
Hur ser da Företagsväxter i Knivsta AB:s verksamhet ut? Grundtanken är att förse kontor och företag med växter för att höja trivselfaktorn hos företagen och göra omgivningen mer stimulerande. Genom personliga besök hos olika företag försöker Jan sälja sin idé och fa företagen att första vikten av en trivsam arbetsmiljö. Da en kund värvats kommer servicepersonal fran Företagsväxter att infinna sig hos kunden för att göra en miljöanalys om hur omgivningen pa företaget ser ut och vilka växter som passar där, utifran ljusförhallanden, möbler och färg pa väggar. En läggs upp i samrad med kunden, tor beställs fran en leverantör och därefter teras dessa och beskärs utifran vad som önskats. Varje kund kan i och med detta fa en skräddarsydd växtuppsättning exakt anpassat efter de förhallanden som rader pa just sitt företag. Servicepersonalen besöker sedan kunden i regel var tredje vecka för att sköta underhallet.
Företagsväxter säljer även fruktkorgar. Korgarna är dock nagot mer standardiserade än växterna och variationsmöjligheterna är inom uppsatta ramar. Beroende pa vilket val företaget gör kommer de sedan att kunna fa sin frukt levererad varje dag, varje vecka eller hur ofta de anser sig vilja fa denna leverans. Företag behöver dock inte alltid skriva pa kontrakt om regelbunden frukttillförsel utan Företagsväxter säljer ocksa till företag som önskar frukt vid specifika tidpunkter som exempelvis julafton eller för att belöna väl utfört arbete.
Företag som anlitar Företagsväxter skriver pa ettariga kontrakt och är under denna tid garanterade skötsel och underhall av växter och/eller leverans av frukt. Företagsväxter vänder sig till alla företag oberoende storlek och har idag en kundkrets som omfattar nagra hundra kunder.
2.1 Arbetsrelaterade designparametrar
Vi har valt att undersöka i vilken utsträckning de företag vi interuat använder sig av designparametrarna beteendeformalisering, träning och indoktrinering. Enligt Mintzberg (1983) är beteendeformalisering, träning och indoktrinering, tillsammans med arbetsspecialisering, de designparametrar som bestämmer utförande av arbete.
Man kan formalisera beteende genom positionen (arbetsbeskrivning), arbetsflödet (speciella rutiner) och regler (kläder, policy etc.). Beteendeformalisering används för att uppna kontroll och även för samordning.
Träning är den process da arbetsrelaterade kunskaper och färdigheter lärs ut. Till exempel da en nyanställd i ett företag gar som lärling under en period. Detta används för att det ofta inte räcker med de kunskaper som gar att anskaffa sig utifran, fran till exempel universitet, för att kunna utföra arbetet pa rätt sätt. Indoktrinering är processen da organisationens normer förvärvas. Manga företag har en beskrivning av sin affärsidé, normer och värdegrund och sina normer som delas ut till alla nyanställda. I manga fall ska den anställda skriva under pa att den tagit del av denna information och att den accepterar detta. Aven indoktrinering används för att öka kontroll. Det stärker sammanhallningen inom företaget om alla anställda är väl medvetna om affärsidén och gemensamt strävar efter att arbeta utifran den.
2.1.1 Arbetsrelaterade designparametrar för Forkarby snickeri och entreprenad AB
Forkarby snickeri och entreprenad AB använder sig i relativt lag grad av de ovan nämnda arbetsrelaterade designparametrarna. Arbetet i den operativa kärnan är flexibelt med en rad olika arbetsuppgifter som varierar med det aktuella byggprojektets art. Skulle det nagon gang rada brist pa byggprojekt later man snickarna arbeta med underhall av garden eller i jordbruket.
Per menar att alla de fyra snickarna är sa gott som jämbördiga när det gäller kunskaper och färdigheter vilket gör att man inte formellt har nagon arbetsspecialisering. En viss mer informell uppdelning förekommer dock: Om nagon av snickarna känner att han är bättre än de andra pa att exempelvis mura sa later man förstas honom göra det när dessa färdigheter efterfragas. Pa samma sätt brukar man dra nytta av en av snickarnas fordonsmekaniska specialkunskaper genom att man later denne underhalla företagets fordonspark.
Nästa designparameter, beteendeformalisering, används, ocksa den, i lag grad av Forkarby snickeri och entreprenad AB. Med tanke pa att de allra flesta arbetsuppgifterna (förutom administration och ledning) kan utföras av alla anställda, inklusive de bada ägarna, finns det knappast nagon positionsbaserad beteendeformalisering att tala om. Inte heller använder man sig i nagon större utsträckning av träning och indoktrinering. Snickarna erhaller sin formella träning i och med sin utbildning som vanligen är gymnasiets bygglinje.
2.1.2 Arbetsrelaterade designparametrar för Knivsta Företagsväxter AB
Knivsta Företagsväxter AB använder sig, till skillnad fran Forkarby snickeri, till stor del av designparametrarna beteendeformalisering, träning och indoktrinering. För att börja arbeta pa Knivsta företagsväxter AB krävs ingen adekvat utbildning. Istället far de anställda en intensiv utbildning om växtskötsel och inredning, som leds av Siv, företagets utbildningsansvarige. Efter den grundläggande utbildningen far de arbeta tillsammans med mer erfarna medarbetare för att tränas in i arbetsuppgifterna. Det sker ocksa fortlöpande internutbildningar av all personal.
All nyanställd personal pa företaget tilldelas en personalpärm som innehaller information om företagets affärsidé, mal, miljö- och personalpolicy etc. Pa sa sätt sker indoktrineringen i företaget.
Beteendeformalisering i företaget används pa flera olika sätt. För de anställda pa servicesidan finns en klädpolicy och alla anställda tilldelas särskilda arbetskläder. Kläderna är lämpade för arbetsuppgifterna, försedda med företagets logotyp och är representativa för företaget. Alla anställda förses med en mobiltelefon, som maste användas under arbetstid, för att alla ska vara lättillgängliga da de aker runt till företag. Arbetsflödet är formaliserat genom regelbundet underhall av växter. Uppförandet regleras ocksa till viss del för att kunna garantera kunderna bra bemötande och en palitlig personal.
2.2 Koordinationsmekanismer
De fem koordinationsmekanismerna är, enligt Mintzberg, ömsesidig anpassning, direkt övervakning, standardisering av arbetsprocess, standardisering av resultat och standardisering av kunskaper och färdigheter. Vilka koordinationsmekanismer ett företag använder sig av, och i vilken utsträckning de används, beror pa en mängd olika faktorer men framförallt pa vilken konurationsform som dominerar i företaget. Ömsesidig anpassning är vanligt förekommande i adhokrati, direkt övervakning i enkel struktur, standardisering av arbetsprocessen i maskinbyrakrati, standardisering av resultat i divisionaliserad form och standardisering av kunskap och färdigheter i professionell byrakrati.
2.2.1 Koordinationsmekanismer för Forkarby snickeri och entreprenad AB
Storleken pa Forkarby snickeri och entreprenad AB sätter en tydlig prägel pa de koordinationsmekanismer som används där. Överlag är mycket av kommunikationen och samordningen av det mer informella slaget.
I ledningen finns företagets bada ägare, bröderna Per och Johan Andersson. Per star som VD, men det är mest bara pa papperet; de viktiga besluten fattar de tillsammans, och da ofta över en kopp kaffe. Nagra bestämda mötestider finns inte. Kommunikationen inom ledningen är alltsa av det mer informella slaget med ömsesidig anpassning som dominerande samordningsmekanism.
När det gäller arbetarna i den operativa kärnan, det vill säga de fyra anställda snickarna, karakteriseras deras arbete av en stor grad av självbestämmande. Enligt Per far de i princip helt själva avgöra hur de väljer att lägga upp sitt arbete, bade vad gäller arbetstider och det praktiska utförandet av aktuellt projekt. Ledningen litar pa de anställdas kunnande och ger dem därför en stor grad av frihet. Snickarna arbetar alltsa efter klart uppsatta mal, som kunden specificerar till ledningen eller direkt till snickarna, vilket gör att detta arbetssätt faller in under Mintzbergs standardisering resultat, även kallat standardization of outputs. Eftersom snickarna är anställda tack vare att de har en viss utbildning - ledningen kräver att de har utbildningsbevis fran facket och ett arbetscertifikat - sker här även en standardisering av kunskaper och färdigheter.
Snickarna arbetar i sma grupper, oftast tva och tva, vilket gör att samordningen dem emellan sällan är särskilt problematisk. Därför kan man, enligt Mintzberg (1983), förvänta sig att ömsesidig anpassningen dominerar. Denna koordinationsmekanism är ocksa den vanligaste i den enhetsproduktion som snickeri utgör, med större projekt snarare än massframställning.
2.2.2 Koordinationsmekanismer för Knivsta Företagsväxter AB
Som Mintzberg framhaller i ”Structure in fives” är det sällan som ett företag använder sig av endast en koordinationsmekanism utan oftast är det en samverkan mellan flera. Sa är även fallet för Knivsta företagsväxter AB.
Den dominerande koordinationsmekanismen i företaget är direkt ledning men även ömsesidig anpassning och standardisering av resultat förekommer till viss del. Som vi beskrivit är det ett relativt litet företag och det gör det möjligt att till stor del använda sig av direkt ledning. Jan framhaller dock att han tror pa frihet under ansvar och later därför medarbetarna vara med och fatta en hel del beslut speciellt rörande arbetsupplägg och utförande. För att da kunna koordinera arbetet krävs dock användandet av ytterligare en mekanism, nämligen standardisering av resultat. Medarbetarna har ett krav pa sig att frukt och växter ska na upp till företagets kvalitetskrav samtidigt som de pa egen hand far bedöma hur de ska lägga upp sitt arbete och hur arbetet ska utföras för att produkterna ska na upp till dessa krav.
Liksom de flesta företag maste ocksa ömsesidig anpassning användas för att kunna samordna arbete pa framförallt ledningsnivan. Da företaget har en ekonomiansvarig, en personalansvarig och inom en snar framtid ytterligare en försäljare (för att effektivisera försäljningen som i dagsläget sköts endast av Jan själv), maste de för att kunna utföra arbetet och fa bästa resultat samarbeta. Detta sker genom olika veckomöten och informella möten.
För att en organisation ska fungera sa effektivt som möjligt krävs fördelning av arbetsuppgifterna, där olika personer far utföra en specifikt tilldelad uppgift som en del av en helhet. Företagsväxter i Knivsta AB har fördelat verksamheten i tva operativa grupper växt och frukt, där respektive grupp svarar för service, underhall och design av växterna eller korgarna. Varje grupp har en gruppledare som ansvarar för all den verksamhet som är anknuten till sin avdelning som exempelvis beställning.
En person har tilldelats uppgiften att träna nyanställd personal till de kunskaper som företaget kräver samt att ge fortlöpande utbildning. Därutöver finns en ekonomansvarig och en personalansvarig som har, som tidigare nämnts, stort inflytande över de besluts som tas inom företaget. En nyanställd ska inom kort indoktrineras och kommer att tillsammans med Jan (VD) ansvara för försäljningen. Eftersom det är Jan som är företagets ägare är det han som har den största makten i styrelsen.
Organization Chart
Text Box: Företagsväxter I Knivsta AB konstruktion och arbetsfördelning. Aven om företaget är litet och konstruktionen enkel kan en liten hierarkisk struktur urskiljas. Styrelsen beslutar strategierna och den operativa kärnan utför organisationens grundläggande uppgifter som främst bestar av service och underhall hos kunderna.
3 Diskussion och slutsats
Att exemplifiera Mintzbergs organisationsmodeller pa verkliga företag är inte alltid det lättaste. Aven om ett företag vid första anblicken verkar vara organiserat utifran en viss konuration sa har det oftast även drag av flera andra. Till exempel utgick vi fran att Knivsta Företagsväxter AB och Forkarby snickeri och entreprenad AB skulle vara organiserade som en enkel struktur. Anledningen till att vi trodde detta vad gäller Knivsta företagsväxter AB var för att det är ett relativt litet företag, endast 20 anställda, företaget riktar sig till en marknad och alla inom företaget jobbar enligt samma affärsidé. Sa langt stämmer det in bra pa enkel struktur. Efter interun kom vi dock fram till att Knivsta Företagsväxter har drag av flera olika konurationer. De använder sig mer av standardisering än vad som är tanken i enkel struktur. Visserligen har Jan en övergripande kontroll över det som sker i företaget men samtidigt anser Jan, som tidigare nämnts, att frihet under ansvar är mycket viktigt för att fa en motiverad och effektiv personal. Därmed använder han sig inte helt av direktövervakning.
Jan anser sig ocksa ha kompetent personal direkt under sig som sköter ekonomi, personal och försäljning. Att han känner förtroende för dem och deras arbete gör att han decentraliserar en hel del av beslutsfattandet till dem även om han följer upp det och trots allt ända är han som har sista ordet. Att ha hela verksamheten samlad geografiskt är vanligt i enkel struktur för att möjliggöra direkt övervakning. Trots att Knivsta Företagsväxter AB är en liten organisation sa är verksamheten ända uppdelad geografiskt, det gör att ledningen maste decentralisera mer och kontrollera mindre än om alla 20 anställda hade arbetat i anslutning till huvudkontoret i Knivsta. Det som gör att vi anser att den enkla strukturen dominerar i de bada företagen är att de leds av i huvudsak en person, i riktig entreprenörsanda.
Forkarby snickeri och entreprenad AB anser vi vara mer organiserat i enkel struktur än Knivsta Företagsväxter AB. Det är ett mindre företag, inte ens hälften sa manga anställda som Företagsväxter. Detta gör att de inte behöver standardisera i samma utsträckning eftersom de kan behalla kontroll ända. Till exempel har vi tidigare nämnt att personalen pa Forkarby snickeri och entreprenad AB i möjlig man delar upp arbetsuppgifterna mellan sig utifran vad de är bäst pa och vad de gillar att göra. Detta är endast möjligt da företaget är sa litet och därmed kan ha mycket kommunikation och informell kontakt med varandra. Forkarby snickeri och entreprenad AB är inte geografiskt uppdelat och det är ännu ett tecken pa att den enkla strukturen dominerar.
Som framgar av avhandlingen och ovan nämnda diskussion väljer företag att organisera sig utifran storleken och den verksamhet de bedriver. En tydlig tendens är att ju större ett företag är desto mer maste arbetsuppgifterna fördelas och en hierarki uppstar vare sig den är frivillig eller inte, vissa uppgifter kräver helt enkelt mer ansvar än andra. I avhandlingen utgas ifran Mintzbergs teorier och redovisas utifran att dessa teorier verkligen existerar. Slutsatsen som kan dras är att det faktiskt existerar nagon form av organisationsdesign. För utan samordning och organisering av arbetsuppgifter skulle organisationen bli ineffektiv. Människan behöver struktur.
Referenser
Mintzberg, H., 1983, Structure in Fives – Designing Effective Organization, Upper Saddle River, N. J.: Prentice Hall.
Andersson, Per ”Perra”. VD för Forkarby snickeri och entreprenad AB, Forkarby, Personlig interu, 2003-09-24.
Palm, Jan. VD för Företagsväxter i Knivsta AB, Knivsta, Personlig interu, 2003-09-24.
Haupt | Fügen Sie Referat | Kontakt | Impressum | Nutzungsbedingungen
