Projektaufbauorganisation
Welche Arten von Projektaufbauorganisationen gibt es?
Es gibt Stab-Projektorganisation, reine Projektorganisation, Matrix-Projektorganisation, u.s.w
1. Techniken der Projektaufbauorganisation
1.1. Inhalte der Aufbauorganisation
Die wesentlichsten Inhalte der Aufbauorganisation, die durch organisatorische Techniken unterstützt werden, sind:
Aufgabenbeziehungen (Stellen)
Leitungsbeziehungen (Hierarchie)
Kommunikationsbeziehungen
Sie können mit Hilfe der Techniken in Abbildung 1 dokumentiert werden: (siehe Folie)
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Inhalte |
Techniken |
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Stellen |
Stellenbeschreibung Funktionendiagramm |
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Leitungsbeziehungen |
Organigramm Funktionendiagramm |
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Kommunikationsbeziehungen |
Kommunikationstabelle Kommunikationsdiagramm Kommunikationsmatrix Kommunikationsnetzwerk |
Abb. 1 Inhalte der Aufbauorganisation und zugehörige Techniken
Die hier vorgestellten Techniken sind primär Techniken zur Dokumentation der Aufbauorganisation. Eine geeignete Dokumentation kann in allen Phasen und Schritten die Projektbearbeitung unterstützen.
2. Verbale Gestaltungstechniken der Aufbauorganisation
2.1. Stellenbeschreibungen
Stellenbeschreibungen sind innerbetrieblich verbindliche Dokumentation personenbezogener Aufgabenkomplexe, zugehöriger Befugnisse sowie der organistorischen Einordnung des Stelleninhabers. Häufig werden in Stellenbeschreibungen auch die Anforderungen an den Stelleninhaber aufgenommen. (siehe Folie)
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Instanzielle Einordnung |
Ziele, Aufgaben, Kompentenzen |
Informations-, Kom- munikationsssytem |
Anforderungsprofil |
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Bezeichnung der Stelle; Rang des Stellen- inhabers; Vorgesetzter (Unterstellung); Mitarbeiter (Überstellung); Stellvertretung |
Allgemeine Zielsetzung der Stelle; Einzelaufgaben (Fach-/ Sonderaufgaben); Kompentenzen (Befugnisse); Einzelaufträge |
Eingehende Informationen; Ausgehende Informationen; Zusammenarbeit mit anderen Stellen; Mitarbeiter in Aus- schüssen, Kollegien, |
Vorbildung, Erfahrung, Qualifikation, etc. |
Abb. 2: Inhalte einer Stellenbeschreibung
In den Stellenbeschreibungen werden im einzelnen folgende Sachverhalte schriftlich fixiert:
(siehe Folie)
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Bezeichnung der Stelle Bsp.: Leiter Vertrieb Inland Assistent des Geschäftsführers Einkaufssachbearbeiter |
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Rang des Stelleninhabers Bsp.: Gruppenleiter Abteilungsleiter Hauptabteilungsleiter |
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Vorgesetzte(r) des Stelleninhabers Bsp.: 031 Unterstellung unter einen Vorgesetzten, sowohl in fachlicher als auch in disziplinarischer Hinsicht 032 Unterstellung unter mehrere Vorgesetzte |
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Unmittelbar unterstellte Mitarbeiter Stellenbezeichnung aller unterstellten Stelleninhaber, auch Teilzeitbeschäftigte. Bsp.: Fred Müri Betriebsleiter 1 |
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Stellvertretung durch 051 Stelleninhaber wird vertreten durch: Name 052 Stelleninhaber vertritt: Name auch hier sind Aufgabengebiete und Umfang zu nennen. |
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Zielsetzung der Stelle Es soll nur die Zielsetzung und evtl. die Hauptaufgabe global, kurz und treffend beschrieben werden, da auf die Einzelaufgaben noch gesondert eingegangen wird. |
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Einzelaufgaben der Stelle wichtigsten Arten von Aufgaben: a) Fachaufgaben, b) Sonderaufgaben sowie Organisationsaufgaben, Personalaufgaben, erfüllen |
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Befugnisse des Stelleninhabers Zusammenstellung aller Befugnisse, die den Stelleninhaber ermächtigen, über seine fachlichen und personellen Entscheidungsrechte hinausgehend zu handeln. Dazu gehören: Vertretungsbefugnisse, Verfügungsbefugnisse, Unterschriftsbefugnisse |
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Schriftliche Information der Stelle a) Eingehende (Berichte, Mitteilungen, Statistiken,) b)Ausgehende (zu untergliedern nach täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich, unregelmäßig) |
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Zusammenarbeit mit anderen Stellen Nennung aller Stellen, mit denen der Stelleninhaber regelmäßig zusammentritt, um wichtige Aufgaben zu lösen. Die Zusammenarbeit kann sein: informativ, koordinierend, beratend, mitentscheidend, |
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Mitarbeit in Ausschüssen, Konferenzen, Arbeitskreisen, Angabe von stattfindenden Sitzungen/Kommissionen und deren Aufgabenstellung. |
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Einzelaufträge |
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Bewertungsmaßstab für die Stelle Bewertungsmaßstäbe sollen als Meßlatte für die Leistung des Stelleninhabers verwendbar sein. Es handelt sich letztlich um eine Vorgabe von Leistungsstandards. |
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Anforderungen an den Stelleninhaber Berufliche Vorbildung, Erfahrungen, Qualifikationen und charakterliche Eigenschaften, die zur Wahrnehmung der Stellenaufgaben notwendig sind. |
Vorteile einer Stellenbeschreibung:
Klare Unterstellungsverhältnisse
Vermeidung von Kompetenzstreitigkeiten
klare Delegation
bessere Übersicht über das Gesamtsystem, da sich jeder informieren kann und damit bessere Koordination
leichtere Einarbeitung neuer Mitarbeiter
erleichterte Stellvertretung, u.s.w.
Nachteile einer Stellenbeschreibung:
Hoher Aufwand bei Einführung und Anderungsdienst
nicht sehr übersichtlich - insbesondere im Vergleich mit dem noch vorzustellenden Funktionendiagramm
keine Möglichkeit, Überschneidungen und Lücken organisatorischer Regelungen zu erkennen.
3. Grafische und tabellarische Techniken der Aufbauorganisation
3.1. Leitungsbeziehungen (Organigramme)
Das Organisationsschaubild ist ein einfaches und wirkungsvolle Hilfsmittel, um hierarchische Beziehungen von Aufbauorganisation darzustellen (ein Organigramm ist ein sehr statisches Hilfsmittel).
Zur Darstellung der Hierarchie in einem Organigramm stehen verschiedene Formen zur Verfügung. Ihre Eignung hängt ab von der Zahl der Stellen, der beabsichtigten Aussage, dem verfügbaren Platz und den beabsichtigten Adressaten.
Es gibt a) säulenartig aufgebauten Organigramm, b) horizontale Organigramm,
c) Blockorganigramm, d) modifiziertes Blockorganigramm, (siehe Folie)
3.2. Funktionendiagramme
Mit Hilfe der Aufgabengliederung werden die zu erledigenden Aufgaben erfaßt und transparent dargestellt. Organigramme dienen dem gegenüber dazu, die Verteilung globaler Aufgabenpakete auf Stellen und die hierarchische Verbindung der Stellen abzubilden. Beide Ergebnisse besitzen für den Leser einen hohen Informationswert. Das Funktionendigramm vereint beide Darstellungsinstrumente der Aufbauorganisation und bietet die Möglichkeit, weitere aufbauorganisatorische Sachverhalte detailliert darzustellen.
Folgende Inhalte können also im Funktionendiagramm dargestellt werden:
Die Summe der Aufgaben
die an der Aufgabenerfüllung beteiligten Stellen
die Kombination der Aufgaben bei jedem einzelnen Stelleninhaber
die Mitwirkung verschiedener Stelleninhaber an der Erfüllung einer Aufgabe und damit die Arbeitsteilung.
Es gibt geblockte Aufgabenstellung, hierarchische Aufgabendarstellung, einstufiges oder mehrstufiges Funktionendiagramm,
Vorteile eines Funktiondiagramms:
Darstellung von Zusammenhängen auf engem Raum
Übersichtlichkeit bei der Abgrenzung von Aufgaben und Kompetenzen
Hilfe bei der Würdigung und Bewertung, da fehlende oder unzweckmäßige Regelungen sofort ins Auge fallen
Nachteile eines Funktionendiagramms:
Es ist nicht einfach, eine zweckmäßige Aufgabengliederung zu erstellen, die auf ein Funktionendiagramm und die abzubildende Arbeitsteilung abgestimmt ist
bestimmte Sachverhalte wie z.B. die Informations- und Kommunikationsbeziehungen können nicht wiedergegeben werden. Dazu werden dann gesonderte Darstellungsinstrumente (z.B. Matrizen) benötigt.
3.3. Kommunikationsbeziehungen
Unter Kommunikation wird die Übermittlung von Nachrichten zwischen oraganisatorischen Einheiten- z.B. stellen oder Abteilungen- verstanden. Dieser Nachrichtenaustausch kann zwischen Menschen, zwischen Mensch und Sachmitteln stattfinden. Die Nachrichten werden von einem Sender- etwa Aufgabenträger- mit Hilfe eines Kommunikationsmittels- Telefon, Brief- über einen Kommunikationsweg an einen Empfänger weitergegeben. Werden Kommunikationsbeziehungen gestaltet oder dargestellt, können folgende Elemente bedeutsam sein:
Sender
Empfänger
Art des Kommunikationsweges
Länge des Kommunikationsweges
Kommunikationsinhalt (Information)
benutzte Sprache
Kommunikationsart (mündlich{schriftlich)
Kommunikationsmittel und dessen Kapazität
Kommunikationsdauer je Interaktion
Kommunikationshäufigkeit
mündlich: persönlicher Kontakt; telefonischer Kontakt;
schriftlich: Brief; Formblatt; Bericht{Aktennotiz; Fernschreiben (Telex,Teletex)
Fernkopie (Telefax); Electronic Mailbox;
3.3.1. Kommunikationstabellen
(siehe Folie)
Kommunikationstabellen dienen der punktuellen Untersuchung einzelner Stellen. Es werden abgebildet: Kommunikationspartner, Informationsinhalt, Kommunikationsdauer, -häufigkeit und -arten.
3.3.2. Kommunikationsdiagramme
Kommunikationsdiagramme veranschaulichen die Kontakte und Informationsströme und dienen der zweckrationaler Stellengruppierung.
Bei der Erstellung von Kommunikationsdiagramme
geht man wie folgt vor:
1.) Jede Stelle legt unabhängig von den anderen stellen die Kontakte (Häufigkeit, Prozente, oder Stunden) zu den anderen Abteilungen fest.
2.) Die individuellen Einstufungen werden verglichen und vereinigt (z.B.: etwas kommt mehrfach vor, verschiedene Aussagen).
3.3.2.1. Dreieckform
(siehe Folie)
In den einzelnen Felder der Matrix kann einer der folgenden drei Sachverhalte eingetragen werden:
Kommunikationszeiten oder -häufigkeiten/Periode zwischen den Abteilungen bzw. Stellen
vorwiegende Kommunikationsart
Kommunikationsrichtung , einseitig, einseitig, zweiseitig.
3.3.2.2. Kreisform
(siehe Folie)
In der Kreisform werden Kommunikationshäufigkeiten oder -zeiten erfaßt.
3.3.3. Kommunikationsnetzwerke
(siehe Folie)
Mit Kommunikationsnetzwerken können Kommunikationshäufigkeit oder -menge, -richtung, und Länge des Kommunikationsweges sowie die Standorte der Kommunikationspartner transparent abgebildet werden.
Knoten sind in dieser Darstellungsform Stellen oder Abteilungen. Die Stärke der Verbindungslinien gibt die Kommunikationsdauer oder -häufigkeit wieder.
Danke für ihre Aufmerksamkeit.
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