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Das Projektmanagement ist gekennzeichnet durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit sowie die zeitliche Begrenzung des Vorhabens.
Daraus entwickelt sich der Anspruch auf eine projektspezifische Organisation.
Die Weiterentwicklung von Produkten und Fertigungsverfahren, der Wandel der Kundenanforderungen sowie die Eröffnung neuer Märkte verlangt eine enge Zusammenarbeit der verschiedenen Bereiche in einem Unternehmen, doch oft sind die bestehenden Organisationsstrukturen nur unzureichend flexibel.
Es muss eine organisatorische Lösung gefunden werden und so gewinnt das Projektmanagement wieder an Bedeutung.
Wie ordnet man Projekt in den gesamtorganisatorischen Rahmen eines Unternehmens ein ?
In Theorie und Praxis wurden schon eine Vielzahl von Konzepten der Projektorganisation entwickelt, doch die drei hier angeführten Projekte sind am typischsten.
Einfluss - Projektmanagement, auch Projektkoordination genannt
Matrix - Projektmanagement
reines Projektmanagement
Die einzelnen Konzepte berücksichtigen unterschiedliche Aspekte in der Aufbauorganisation.
Der Projektkoordinator arbeitet als Stabstelle zB.: der Unternehmensführung und muss so sehr kommunikativ sein und auch soziale Kompetenzen besitzen.
Oft endet diese Form des Projektmanagements in Frustration und Resignation oder ist zumindest für komplexe, umfangreiche und riskante Projekte wenig geeignet.
Vorteile:
sehr geringer Organisationsaufwand
flexible Kapazitätsauslastung, da alle Mitarbeiter in ihren Abteilungen bleiben
parallele Abwicklung mehrerer Projekte möglich
Nachteile:
Projektkoordinator trägt Verantwortung für Projekterfolg, hat aber auf Grund seiner Stabstellenposition nicht die notwendige Kompetenz, um einen Projekterfolg zu garantieren.
Meist ist die Bindung der Mitarbeiter zu ihren Abteilungen größer als die Identifikation mit dem Projekt. Konflikte zwischen den Abteilungen stören die Projektrealisierung.
Probleme zw. Projektkoordinator und Projektmitgliedern müssen über die vorgesetzte Stelle bzw. die Unternehmensleitung ausgetragen werden.
Einsatzbereiche:
Die Stabs-Projektorganisation eignet nur bei eher weniger umfangreichen, kurzen, einfachen bzw. wenig intensiven Projekten.
Diese Organisationsstruktur ist jedoch stärker als alle anderen abhängig von der Autorität der im Team vertretenen Personen.
Mit dieser Art der Projektorganisation wird ein zweckorientiertes Aufgaben- und Kompetenzsplitting zw. traditionellen Fachbereichen und den Projektleitungen angestrebt.
Die Einführung des Matrix-Projektmanagements kann in einem Betrieb zumeist mit Anlaufschwierigkeiten verbunden sein, die jedoch durch vorbereitende und begleitende Maßnahmen (zB.: Schulungsprogramme der Mitarbeiter) vermieden werden können.
Das Matrix-Projektmanagement ist ein effizienter Weg, vor allem, wenn in gewisser Regelmäßigkeit ein oder mehrer Projekte gleichzeitig durchzuführen sind.
In den Fachbereichen ermöglicht die gleichzeitige Tätigkeit für verschiedene Projekte und die zusätzlichen Routineaufträge eine bessere Auslastung der Ressourcen sowie die Herausbildung eines speziellen Fachwissens.
Vorteile:
Der Projektmanager hat die Kompetenz zur direkten Verfolgung der Projektziele.
Gute Eignung für Multi-Projektmanagement durch flexiblen Einsatz der Ressourcen
gezielter Einsatz von Spezialistenwissen innerhalb der Projekte
Projektmitglieder verbleiben in ihren Abteilungen
vorzeitige Erkennung von Konfliktpunkten möglich, Konflikte können rasch und direkt beseitigt werden
Nachteile:
hohe Wahrscheinlichkeit von Konflikten durch die Mehrfachunterstellung
Kompetenzprobleme zwischen Projektleiter und funktionalem Vorgesetzten
Projektmitarbeiter kann versuchen, Projektleiter und funktionalen
Einsatzbereiche:
bei so umfangreichen und komplexen Projekten, dass mehrere Fachabteilungen daran mitarbeiten T relativ hoher Koordinationsaufwand
wenn mehreren Projekten in einem Betrieb gleichzeitig bearbeitet werden
wenn die Projekte über ihre Laufzeit einen unterschiedlichen Einsatzbedarf der verschiedenen Mitarbeiter haben
bei einem sehr marktorientiertem Betrieb, wenn Kunden- und Marktinformationen rasch in den Fachabteilungen umgesetzt werden sollen
wenn der Betrieb unter Konkurrenzdruck durch andere Unternehmen steht
Matrix-Projektorganisationen sind in der Praxis vor allem an der Schnittstelle zum Markt anzutreffen.
Hier wird speziell für ein Projekt eine selbständige Organisationseinheit eingerichtet.
Die Verantwortung für das Projekt liegt in der Hand des jeweiligen Projektleiters. Das erforderliche Personal wird entweder aus anderen Bereichen freigestellt oder speziell für die Mitarbeit am Projekt eingestellt.
Vorteile:
klare Kompetenzabgrenzung zwischen Primär- und Projektorganisation; gute Orientierung auch für Projektmitarbeiter und Auftraggeber; volle Konzentration des Projektteams auf das Projekt
höherer Identifikation der Projektmitarbeiter mit der Aufgabe, daraus folgt erhöhte Bereitschaft zur Bewältigung von Schwierigkeiten.
rasche Entscheidungsfindung und Möglichkeit flexibler Reaktionen
Nachteile:
Mitarbeiterfreistellung: In den betroffenen Bereichen, stehen diese Mitarbeiter nicht zur Verfügung, dass führt zur einer qualitativen und quantitativen Schwächung der Abteilung.
Auslastung: Während der Projektdauer kann es zu Leerläufen sowie Überlastungen des Personals kommen.
Wechselseitige Beanspruchung der Projektmitarbeiter: Die Kontakte zur Abteilung brechen nicht ab, Projektmitarbeiter brauchen immer wieder Informationen und stören so die Mitarbeiter in den Abteilungen.
Rückgliederung in die Abteilung: Kann zu Problemen führen, da man sich zu sehr an die freie und flexible Zeiteinteilung bei der Projektarbeit gewöhnen könnte.
Einsatzbereiche:
Diese Projektorganisation wird überwiegend bei sehr umfangreichen, lang andauernden, schwierigen und/oder intensiven Projekten angewendet.
Typische Anwendungsfelder dieser Organisationsform finden sich im Anlagenbau, Hoch- und Tiefbau, Forschung und Entwicklung.
Neben den drei Organisationskonzepten gibt es noch weitere Mischformen oder besondere Ausprägungen, die aufgrund spezieller Anforderungen im Unternehmen entstanden sind.
Zum Beispiel, können Projekte in einen gewissen Fachbereich eingeordnet werden und dabei kann sowohl das Konzept des reinen Projektmanagements sowie der Matrix-Projektorganisation Anwendung finden.
Die Abbildung zeigt Projekt im Rahmen eines Fertigungsbereiches, in dem größere Kundenaufträge jeweils als Projekt abgewickelt werden.
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