Wirtschaftsinformatik und Organisation

Inhaltsverzeichnis

I. GRUNDLAGEN: 2

A. Was ist ein Projekt: 2

B. Wie entsteht ein Projekt? 2

C. Organisationsformen eines Projekts: 4

II. VORSTUDIE 5

A. Problemdefinition und Zielsetung 5

B. Erarbeitung von Lösungsalternativen 6

C. Entscheidungsvorbereitung 9

1. Ermittlung der Kosten 9

2. Ermittlung des Nutzens 10

III. FEINSTUDIE 12

A. Die Bestandsaufnahme als Fundament des Softwareprojektes 12

B. Methoden der Istzustandserfassung 13

1. 2.1 Dokumentenauswertung 14

2. 2.2. Selbstaufschreibung 14

3. 2.3 Beobachtung 15

4. 2.4 Fragebogen 15

5. 2.5 Interview 16

6. 2.6 Zusammenfasung 17

C. Darstellung des Ist Zustandes 18

1. Darstellung der Aufbauorganisation 18

2. Stellenbeschreibung 18

3. Leitungssysteme 22

4. Darstellung der Ablauforganisation 24

IV. GROBPROJEKTIERUNG: 29

A. Entwurf der Organisation 29

B. Entwurf der Datenstruktur 33

1. Die 1:N Beziehung: 33

2. Die 1:1 Beziehung 34

3. Die N:M Beziehung: 35

C. Lastenheft / Pflichtenheft und Ausschreibung 37

1. Ausarbeiten eines Pflichtenheftes: 38

2. Durchführen der Ausschreibung 42

D. Angebotsbewertung und Vertragsabschluß 44

V. FEINPROJEKTIERUNG 46

A. Systemanalyse 46

B. Programmierung 49

C. Installierung 50

VI. QUALITÄT, KONTROLLE UND DOKUMENTATION 52

A. Qualität in der Softwareentwicklung 52

1. Sof twarequalitätsmerkmale 52

2. Die Bedeutung der Qualitätsmerkmale für die Softwareherstellung 56

3. Maßnahmen zur Qualitätssicherung 57

B. Dokumentation 57

C. Kontrolle 58

ORGANISATIONSPHASEN

Ausgangssituation: Eine Gruppe von KFZ Handelsbetrieben hat die Idee, eine gemeinschaftliche Gebrauchtwagenbörse unter dem Namen GWB mittels eines gemeinsamen Computersystems zu betreiben. Da dies eine Aufgabe darstellt, welche nicht im normalen Tagesbetrieb zu lösen ist, beschließen Sie, dies in Form eines gemeinsamen Projekts durchzuführen.

I. Grundlagen:

A. Was ist ein Projekt:

* Ein Projekt unterscheidet sich vom täglichen Arbeitsablauf durch eine neuartige, einmalige und komplexe Aufgabenstellung.

 

* Der Zeitbedarf für ein Projekt erstreckt sich meist auf einen größeren Zeitraum.

 

* Bei einem Projekt arbeiten mehrere Personen zusammen.

Das Projektmanagement wird in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung eingesetzt. Bei Kleinbetrieben kann dies beispielsweise die Einführung eines Computersystems sein, bei Konzernen wird z.B. eine Fusionierung zweier Unternehmungen in Form eines Projektes durchgeführt.

 

Zu den Projekten zählen auch die Einführung eines neuen Produktes oder die Ausarbeitung und Einführung einer Verwaltungsreform im Bereich der öffentlichen Verwaltung.

 

Projekte können auch aus unterschiedlichen Blickwinkeln gesehen werden.

 

• Projekt als Aufgabe

• Projekt als Prozess

• Projekt als soziales System

 

Das folgende Skriptum sieht das Projekt vorwiegend als Prozess, wenngleich die beiden anderen Perspektiven nicht aus den Augen verloren werden sollen. Der letzte Punkt „Projekt als soziales System“ ist Gegenstand der Organisationsentwicklung. Es ist von großer Bedeutung, die Erkenntnisse dieser Disziplin bei der Entwicklung von Produkten mit einzubeziehen.

 

B. Wie entsteht ein Projekt?

Für das Zustandekommen eines Projekts kann es vielfältige Ursachen geben. Typische Beispiele sind:

 

 

* Technische Entwicklung: Besonders das Gebiet der Elektronik ist durch einen rasanten Fortschritt gekennzeichnet. Hier entsteht das Phänomen, dass bei sinkenden Preisen die Leistung der Produkte steigt. Daher sind immer mehr Betriebe - wegen der Wettbewerbsfähigkeit - gezwungen, diese neuen Möglichkeiten einsetzen.

 

Beispiele:

 

- Einführung des EDI (Electronik Data Interchange), also einer Möglichkeit, Daten wie Bestellungen, Lieferpapiere und Rechnung zwischen Betrieben elektronisch (per DFÜ) auszutauschen und automatisch zu verarbeiten.

 

- Umstellung des Produktionsablaufes auf CIM (Computer Integrated Manufacturing). Dieses Konzept geht von der Idee aus, dass die Planung und Steuerung von der Konstruktion eines Produktes über die Produktion bis zur kaufmännischen Abwicklung ganzheitlich von Computersystemen unterstützt wird.

 

* Volkswirtschaftliche Entwicklung: Durch einerseits größer werdende Märkte (z.B. EU) und andererseits steigenden Wettbewerb werden Betriebe gezwungen, ihre Strukturen und Organisationsformen zu ändern.

 

Beispiele: - Betriebszusammenlegungen und Kooperationen

- Spezialisierung

- Produktänderungen oder Neueinführungen.....

 

* Verbesserungsvorschläge: In vielen Betrieben werden durch Ideen der Mitarbeiter (z.B. das betriebliche Vorschlagswesen) oder durch Anregungen von Außen (z.B. Unternehmensberatung) neue Ansatzpunkte zur Rationalisierung der Unternehmensorganisation gefunden.

 

 

* betriebliche Probleme: Werden Missstände oder Fehlentwicklungen in Unternehmungen erkannt, so können diese oftmals durch die Gründung eines Projektteams untersucht und beseitigt werden.

 

Beispiele:

 

- Anlässlich einer Inventur werden hohe Differenzen zwischen Soll und Ist Beständen festgestellt.

 

- Die Kostenrechnung zeigt eine Kostenexplosion im Bereich des Transports.

 

C. Organisationsformen eines Projekts:

Eines der wesentlichsten Merkmale von Projekten besteht darin, dass es losgelöst von der üblichen betrieblichen Struktur (z.B. Linienorganisation) durchgeführt wird.

Beispiel: Im Zuge eines Projekts zur Einführung eines automatisierten Bestellsystems wird ein Mitarbeiter der Einkaufsabteilung ins Projektteam berufen. Dabei wird vereinbart, dass der Mitarbeiter 40% seiner Arbeitszeit für das Projekt aufwendet und dass die Mehrbelastung in Form einer Projektprämie abgegolten wird. Der Mitarbeiter bleibt fachlich weiterhin dem Einkaufsleiter unterstellt. Die Anweisungen bezüglich der Projektarbeit erhält er allerdings vom Projektleiter.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Abbildung Projektorganisation

Die Projektorganisation ist eine Form der Matrixorganisation. Dabei kann es zu Doppelunterstellungen kommen. In diesem Fall sollte das Ausmaß der Projektmitarbeit des einzelnen Mitarbeiters möglichst genau im Vorhinein definiert werden. Wird dies verabsäumt, so bildet dies im Laufe des Projektes ein hohes Konfliktpotential.

Auch sollte geklärt sein, wie die Mehrbelastung der Teammitglieder abgegolten wird. Dies könnten in Erfolgsprämien, Überstunden, Sonderurlaub nach dem Projekt oder auch beliebte Auslandsreisen bestehen.

 

Ein wesentlicher Punkt für das Gelingen eines Projekts ist die richtige Zusammensetzung des Projektteams.

 

 

 

 

 

Mitglieder eines Projektteams sollten sein:

 

* Mitarbeiter aus den betroffenen Abteilungen: Dabei sollten jene Mitarbeiter ausgewählt werden, die einerseits über detaillierte Kenntnisse über die Arbeitsabläufe in ihrer Abteilung verfügen, andererseits sollten sie in ihrer Abteilung möglichst hohes Ansehen genießen. Aus psychologischen und taktischen Gründen ist es besser, potentielle Gegner des Projektes ins Team einzubeziehen, anstatt sie auszugrenzen.

 

* Bei Projekten, bei denen der EDV Einsatz im Vordergrund steht, bietet sich die Beiziehung eines Informatikers an.

 

* Externe Mitarbeiter (z.B. Unternehmensberater, Projektmanager) bringen Erfahrungen von anderen Projekten und Betrieben ein. Sie eignen sich aus diesem Grund auch für die Übernahme der Projektleitung. Oftmals werden sie als Außenstehende auch leichter von allen Abteilungen akzeptiert.

 

 

II. Vorstudie

A. Problemdefinition und Zielsetzung

 

Voraussetzung für den erfolgreichen Abschluss eines jeden Projekts ist die eindeutige Definition des Problems bzw. der Aufgabe sowie die klare Formulierung der Ziele des Projekts.

Dabei sind alle (z.T. kontroversiellen) Zielvorstellungen offen zu diskutieren und das Ergebnis dieses Prozesses möglichst genau festzuhalten. Geschieht dies nicht, so kann das Projekt u.U. wegen unterschiedlichen Erwartungshaltungen nicht erfolgreich abgeschlossen werden.

Es ist zu prüfen, ob die Ziele des Projekts widerspruchsfrei sind, und mit den Unternehmenszielen konform sind.

 

„You may forget some critical factors,

but they won’t forget you!“(Tom Gilb)

 

ABBILDUNG "SCHAUKEL"

 

Zunächst werden Grobziele formuliert, diese werden dann in weitere Teilziele zerlegt.

 

Beispiel: In einem Großhandelshaus wird beschlossen, ein Projekt zur Einführung einer computergestützten Tourenplanung zu gründen. Als erste Phase werden die Ziele erarbeitet und dokumentiert.

 

Grobziel: - Senkung der Transportkosten um 7%

 

 

Teilziele:

• Erhöhung der Kapazitätsauslastung

• Optimierung der Wegstrecken durch Einsatz mathematischer Verfahren

• Einführung einer leistungsorientierten Fahrerentlohnung

 

Auch diese Teilziele sind noch im Detail zu beschreiben. Sollte sich die Unternehmensleitung das Ziel „Einsparen von 20% der Fahrer“ vorstellen, so sollte dieses Ziel klar ausgesprochen werden, da es ansonsten in der Projekteinführungsphase zu derartigen Konflikten kommen kann, die den Erfolg des Projektes in Frage stellen.

 

Bei der Fallstudie "Gebrauchtwagenbörse" sind folgende Grobziele denkbar:

 

• Steigerung des Umsatzes aller Mitglieder durch aktuelles Informationssystem

• Verringerung der durchschnittlichen Verweildauer der einzelnen Gebrauchtwagen

• Vereinfachung der organisatorischen Arbeitsabläufe durch EDV Unterstützung

• Gerechte und transparente Provisionsabrechnung

• Automatisierte Abrechnung der Vermittlungsprovisionen

 

B. Erarbeitung von Lösungsalternativen

 

Diese Phase stellt die höchsten Anforderungen an die Kreativität. Von den Zielvorstellungen ausgehend sollen mögliche Lösungswege erarbeitet werden.

 

Die Art der Problemlösungstechnik und das Ausmaß der notwendigen Kreativität ist von der Problemstellung abhängig.

Bei wohlstrukturierten Problemstellungen (wie z.B. Umstellung des Bestellwesens auf EDV) steht das Verhaltensmuster der rationalen Problemlösung im Vordergrund.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ABBILDUNG RATIONALER PROBLEMLÖSUNGSPROZEß

 

Bei offenen Problemstellungen (wie z.B. Einführung eines neuen Produktes oder Entwicklung einer Marketingstrategie) bildet die kreative Problemlösung den Schwerpunkt.

 

 

 

 

Von den zahlreichen Kreativitätstechniken ist das Brainstorming die bekannteste Vorgangsweise. Daher sollen einige wesentliche Kriterien angeführt werden:

 

1. Organisatorische Voraussetzungen: Die Gruppe sollte aus 5 bis 10 Personen von verschiedenen fachlichen Bereichen und hierarchischen Ebenen bestehen. Ein Gruppenmitglied übernimmt die Funktion des Moderators, dieser hat die Aufgabe, eine Atmosphäre der Entspanntheit und Offenheit herzustellen. Dies gelingt eher an einem Ort, der von der täglichen Arbeitsstätte entfernt ist (Clausur). Der Moderator leitet den gruppendynamischen Prozess, er animiert die Mitglieder zum ungehemmten Aussprechen von Ideen, fasst diese zusammen und ist auch für die Dokumentation der Ergebnisse verantwortlich.

 

2. Durchführung: Zunächst werden die Regeln und der Zeitrahmen besprochen. Danach sollte das Thema bzw. die Zielsetzung deutlich sichtbar gemacht werden. Die Teilnehmer werden nun dazu angeregt, ihre Vorstellungen und Ideen möglichst frei zu äußern. Dies kann auch mittels Kärtchen anonym geschehen. Die Ideen werden auf Flipcharts oder Kärtchen an der Wand visualisiert. Wichtig ist dabei, dass kein Beitrag kritisiert oder beurteilt wird, damit auch völlig außergewöhnliche und spontane Gedanken einfließen können. Die Produktivität dieser Phase hängt stark vom Geschick des Moderators ab, alle Teilnehmer zu aktivieren und dominante Persönlichkeiten eher auszugleichen (besonders wenn die Teilnehmer aus unterschiedlichen hierarchischen Ebenen stammen).

 

3. Auswertung: Die gesammelten Ideen werden vom Moderator systematisiert und geordnet. Die Gruppe diskutiert dann ausführlich über alle Ideen und prüft deren Beitrag zur Lösung der Problemstellung sowie deren Realisierbarkeit. Danach wird entschieden, welche der übriggebliebenen Ideen von wem genauer ausgearbeitet werden.

Dieser Zyklus kann solange wiederholt werden, bis alle Teilnehmer der Meinung sind, die besten Lösungsvarianten gefunden zu haben.

 

Bei dem Fallbeispiel "Gebrauchtwagenbörse" könnten die Mitglieder entweder selbst teilnehmen, oder jeweils einen oder zwei Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen in diese Gruppe entsenden. Die Funktion des Moderators könnte einem außenstehenden, erfahrenen Berater übertragen werden. Diese Gruppe begibt sich ein Wochenende in ein schönes, jedoch entlegenes Hotel "in Clausur".

 

In einem mehrstufigen Prozess werden folgende Lösungsvorschläge erarbeitet:

 

• - Für den organisatorischen Rahmen wird eine Vertriebsgenossenschaft gegründet. An dieser Genossenschaft sind alle Mitglieder je nach Betriebsgröße beteiligt.

• - Ein Mitgliedsbetrieb übernimmt die Rolle der zentralen Clearingstelle. Die bestehende EDV Anlage wird ausgebaut, ein zusätzlicher Mitarbeiter ist dort für die Betreuung des gesamten Systems zuständig.

 

 

 

• - Es wird ein neues Computersystem mit mehreren DFÜ (Datenfernübertragung) - Anschlüssen installiert. Dieses System wird allen Mitgliedern aber auch Konsumenten zugänglich gemacht. Jeder Gebrauchtwagenhändler kann von seinem Computer alle Geschäfte (Angebote eingeben, Abfragen durchführen, Reservierungen vornehmen) im direkten Verbund mit der zentralen Stelle erledigen.

 

• - Eine weitere Variante besteht darin, die Gebrauchtwagenbörse im Internet der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Dabei kann jeder Konsument die zentrale Datenbank der Genossenschaft nach unterschiedlichsten Kriterien (beispielsweise Typ, Marke, Baujahr, Preis.....) abfragen. Von einigen Mitgliedern wurde der Vorschlag gemacht, auch Bilder der Fahrzeuge zu integrieren. Auch hier soll eine direkte Reservierungsmöglichkeit vorgesehen werden.

 

C. Entscheidungsvorbereitung

 

Aufgabe dieser Phase ist es, die Entscheidung vorzubereiten, ob das Projekt durchgeführt werden kann bzw. soll. Für den Fall, dass diese Entscheidung positiv gefällt wird, ist aus den erarbeiteten Lösungsvarianten jene zu ermitteln, die zur Erreichung der Ziele die optimalste darstellt.

 

Zur Beantwortung der ersten Frage wird speziell bei größeren Projekten eine Feasibilitystudy erstellt. Dabei wird die „Machbarkeit“ des Projektes geprüft. Diese „Machbarkeit“ wird sowohl hinsichtlich technische wie auch hinsichtlich wirtschaftlichen bzw. politische Gegebenheiten geprüft.

 

Um die Entscheidung möglichst rational fällen zu können, werden für jede Variante die Kosten dem Nutzen gegenübergestellt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Ermittlung der Kosten

 

In diesem Skriptum werden eher kleinere bis mittlere organisatorische Innovationen betrachtet.

Die Ermittlung der Kosten fällt hier im Vergleich zur Ermittlung des Nutzens noch relativ leicht.

 

Aus Gründen der Vergleichbarkeit sollte zwischen einmaligen und laufenden Kosten unterschieden werden. Mittels einer Investitionsrechnung können dann die einmaligen und laufenden Kosten in eine Zahlenreihe gebracht werden.

 

Beim Beispiel "Gebrauchtwagenbörse" könnte dies folgendes Aussehen haben:

 

* einmalige Kosten:

 

• Anschaffungskosten der Hardware und Software

• Kosten der Eigenentwicklung

• Installationskosten (Kabel, Modemanschlüsse....)

• Schulungskosten 28124xgr48ism2u

• Umstellungskosten (Erstdatenerfassung....)

 

 

* laufende Kosten

 

- Personalkosten

- Raumkosten

- Wartung und Reparatur

- Telefonkosten

- Materialkosten

 

2. Ermittlung des Nutzens

 

Der Nutzen von EDV Projekten lässt sich meist nicht in Geldbeträgen ausdrücken. In vielen Fällen besteht er beispielsweise in dem raschen zur Verfügung stellen von Informationen. Der Nutzen von Informationen ist davon abhängig, wie es gelingt, dadurch die Entscheidungsqualität zu verbessern.

 

Um den Nutzen der einzelnen Lösungsvarianten dennoch vergleichbar zu machen bedient man sich der Nutzwertanalyse.. Bei diesem Verfahren werden die einzelnen Anforderungen in kleinere Gruppen zerlegt und je nach Bedeutung gewichtet.

 

Den einzelnen Varianten werden Punkte der Zielerreichung (wie Noten z.B. von 1 - 5) zugeordnet und mit der Gewichtung der jeweiligen Gruppe multipliziert.

 

Die Summe dieser Produkte ergibt dann den gewichteten Zielerreichungsgrad jeder Variante. Die Variante mit der niedrigsten Punktezahl sollte ausgewählt werden.

 

BEISPIEL NUTZWERTANALYSE GEBRAUCHTWAGENBÖRSE

 

Variante 1: Verwendung der bestehenden EDV eines Mitgliedes mit zentraler Datenerfassung und Abfrage und Abrechnung.

 

Variante 2: Neuaufbau eines Computersystems mit direkter Verbindung der Computer aller Mitglieder. Dezentrale Erfassung und Abfrage.

 

Variante 3: Verwendung des Internet mit Öffnung für alle Interessenten.

 

 

Kriterien +	Gewichtung	Variante 1	Variante 2	Variante 3
rascher Abruf	40	(120) 3	(40) 1	(80) 2
einfacher	25	(75) 3	(25) 1	(50) 2
Ablauf
Stabilität +	20	(20) 1	(40) 2	(60) 3
Sicherheit
Zugang für die	15	(45) 3	(45) 3	(15) 1
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