Schriftverkehr

Die ÖNORM im Schriftverkehr

Der große Vorteil der Verwendung von Normen im Schriftverkehr liegt in der Vereinheitlichung. Dadurch kann jeder mit nur wenigen gezielten Blicken die für ihn wichtigen Informationen erhalten. Der Briefträger, zum Beispiel, kann sofort am Kuvert Absender und Empfänger erkennen. Oder in einer Firma wird festgestellt, an wen dieses Schriftstück weitergeleitet werden soll, sei es an Hand des Betreffs oder des Schlüsselwortes zu Handen.

Eine im Schriftverkehr sehr wichtige Norm ist die ÖNORM A 1080, auch "Richtlinien für Maschinenschreiben" genannt. Diese wird verwendet, wenn Privatpersonen mit einer Behörde, Amt oder einer Firma schriftlich korrespondieren.

Beispiele für die Verwendung der ÖNÖRM A 1080:

Bewerbungsschreiben

Anfragen

Gesuche

Reklamationen

In den "Richtlinien für Maschinenschreiben" ist die Form, Gliederung, Schreibweise oft verwendeter Ausdrücke und Abkürzungen genau festgelegt. Einiges davon wird im Abschnitt "ÖNORM Brief ohne Vordruck" genauer erklären. Auf den nächsten Seiten finden Sie einige Beispiele für die ÖNORM A 1080. Mehr Informationen finden Sie im Internet unter der Adresse : http://www.on-norm.at/

Kurzer Auszug und einige Beispiele der Schreibweise gemäß

ÖNORM A 1080 :

ÖNORM Brief ohne Vordruck

Briefe mit und ohne Vordruck:

Wie der Titel dieses Abschnittes schon vermuten lässt, gibt es laut ÖNORM zwei Arten von Briefen: ÖNORM Brief mit Vordruck und ÖNORM Brief ohne Vordruck. Ersteres wird meist von Firmen verwendet. Es handelt sich dabei um eine Briefvorlage, die je nach Firma zum Beispiel mit, von einem Graphiker gestalteten, Absender Feld und Firmenlogo versehen ist. Der Hauptvorteil des Briefes mit Vordruck ist, dass die Mitarbeiter nur mehr einen Teil ausfüllen müssen. Außerdem wird durch die Vereinheitlichung des Schriftverkehrs in einer Firma die Rationalisierung gewährleistet. Die Gestaltung von Briefen mit Vordruck wird in der ÖNORM A 1010 festgelegt.

Gestaltung eines Briefes ohne Vordruck:

Beim Brief ohne Vordruck wird ein Papier mit dem Papierformat A4 (210 x 297mm) verwendet. Der Text wird, bis auf die Unterschrift, ausschließlich mit Maschinenschrift geschrieben. Um die Umsetzung für die Festlegung der Form und Gliederung zu erleichtern wird der vertikale Abstand zwischen Zeilen in Zeilenschritten und der horizontale Abstand zwischen Zeichen in Leeranschlägen angegeben. Auf der nächsten Seite finden Sie ein allgemeines Muster eines Normbriefes ohne Vordruck, mit dessen Hilfe die genormte Form gezeigt werden soll.

MUSTER

Erklärung und Erläuterungen:

Fluchtlinie:

Die Fluchtlinie ist eine gedachte Linie, die mit einem Abstand von zehn

Leerzeichen (25mm) vom linken Blattrand senkrecht verläuft. Diese Linie

markiert den rechtern Schreibrand. Der Bereich links dieser Linie darf nicht

beschrieben werden, da dort oft das Papier, zum Archivieren in Ordnern,

gelocht wird.

Absenderangabe:

Die Absenderangabe sollte mindestens fünf Zeilenschritte vom oberen Blattrand

linksbündig (an der Fluchtlinie) beginnen. In erste Zeile sollten der Vor- und

Zuname und eventuell akademische Grade (abgekürzt) stehen. Eine Zeile

darunter gibt man Straße, Platz und Nummer an. Die dritte Zeile verwendet

man für Postleitzahl und Ort. Weiters können auch andere Kontaktmöglichkeiten wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse angegeben werden.

Beispiel Max Muster

Breitenfurterstraße 345

1230 Wien

Beförderungsvermerk (optional):
           

Ist ein Beförderungsvermerk vorgesehen, so sollte sich dieser mindestens fünf

Zeilenschritte unter der Absenderangabe befinden. Ein Beförderungsvermerk

kann zum Beispiel sein: "Einschreiben", "Durch Eilboten" oder "Flugpost".

Wenn der Brief nur vom Empfänger bearbeitet werden soll, sollte

man als Beförderungsvermerk "Persönlich" angegeben.

Empfängeranschrift:

Wird kein Beförderungsvermerk verwendet, sollte die Empfängeranschrift mindestens fünf Zeilenschritte nach der letzten Zeile der Absenderangabe

beginnen. Anderenfalls wird zwischen Beförderungsvermerk und

Empfängeranschrift eine Zeile (zwei Zeilenschritte) freigelassen.

Wird der Brief in einem Fensterkuvert geschickt, muss sie sich zwischen der 15. und 21. Zeile befinden.

Wenn der Brief an eine Person gerichtet ist, steht im erste Teil der Empfängeranschrift die Anrede wie "Herr" oder "Frau". In der selben Zeile stehen auch verliehene Titel und Amts- oder Berufstitel (wie

zum Beispiel: Abteilungsvorstand).

Ist der Brief an eine Firma gerichtet, wird der Firmenname angegeben. wobei das Wort "Firma" nur verwendet wird, wenn die Firmenbezeichnung mit einem

Namen beginnt.

In der nächsten Zeile folgt die Anschrift des Empfängers (siehe Absenderangabe)

Eventuelle Zusätze wie "Abteilung", "Filiale", "z.H." (zu Handen), usw.

werden zwischen Firmennamen und Anschrift eingefügt.

Hinweis: Die Empfängeranschrift soll nicht mit "An", "An das" oder ähnlichen

beginnen.

Beispiele

Herrn Abteilungsvorstand Bank Austria

Ing. Martin Schmid z.H. Herrn Dr. Klein

Klagenfurterstraße 40 Herrengasse 53

9500 Villach 8011 Graz

Firma

Fritz Hainzl

Getränkeservice

Lange Gasse 4

4870 Vöcklamarkt

Ort und Datum:

Ort und Datum der Abfassung sind zwei Zeilenschritte unter der

Empfängeranschrift rechtsbündig zu schreiben. Zwischen Ort und Datum

wird ein Beistrich gesetzt.

Das Datum kann auf zwei verschiedene Arten formatiert werden:

Bei der alphanumerische Schreibweise wird der Monat ausgeschrieben oder

auf die ersten drei Stellen abgekürzt. Es gibt einige Monate, die auch

anders abgekürzt werden dürfen (siehe dazu Abschnitt "Kurzer Auszug und einige Beispiele der Schreibweise gemäß ÖNORM A 1080").

Beispiele: Breitenfurt, 3. Jänner 2003

Breitenfurt , 3. Jan 2003

Die zweite Formatierungsvariante ist die numerische Schreibweise. Diese wird meist in Vordrucken, Aufstellungen oder im Brief mit Vordruck. Bei in dieser Art wird auch der Monat als Zahl geschrieben. Die Reihenfolge der Angabe ist Jahr - Monat - Tag , wobei die Jahreszahl vier, Monat und Tag jeweils zwei Stellen haben müssen.

Beispiel Breitenfurt, 2003-01-03

Betreffangabe:

Die Betreffangabe soll mindestens fünf Zeilenschritte unter der Empfängeranschrift beginnen. Dabei wird kein Leitwort wie "Betreff" geschrieben und sie soll in einem oder mehreren Worten auf den Inhalt des Briefes hinweisen. Die Betreffangabe ist ohne Satzzeichen abzuschließen und kann unterstrichen werden. Umfasst sie mehrere Zeilen, ist zu beachten, dass nur die letzte Zeile in der Länge der längsten Zeile zu unterstreichen ist. Nach der Betreffangabe sind mindestens drei Zeilenschritte zu setzten.

Anrede (optional):

Schreiben, die allgemein an eine Firma, Behörde oder an ein Amt gerichtet werden beginnen ohne Anrede. Sie ist notwendig, wenn der Brief an eine Person geschickt wird.

In der Anrede wird nur der Zuname angeführt. Dieser entfällt jedoch ganz, wenn der Empfänger mit einem ausgeschriebenen akademischen Grad oder einem Titel angesprochen wird. Die Anrede schließt mit einem Ausrufezeichen oder einem Beistrich.

Brieftext:

Wird eine Anrede geschrieben, so beginnt der Brieftext zwei Zeilenschritte unter dieser, anderenfalls werden nach der Betreffangabe drei Zeilenschritte gesetzt. Der Text kann mit Groß- oder Kleinschreibung begonnen werden, je nachdem, ob eine Anrede geschrieben wird und mit welchem Satzeichen diese endet.

Alle Zeilen des Brieftextes beginnen an der Fluchtlinie und Absätze werden mit zwei Zeilenschritten getrennt. Außerdem muss beachtet werden, dass sich vor und nach Einrücken eine Leerzeile befinden muss. Unter Einrücken versteht man das Schreiben einer wichtigen Textpassage mit Abstand von der Fluchtlinie mit 5,10 oder 15 Leerzeichen.

Grußformel und Unterschrift:

Der Abstand zwischen der letzten Textzeile und der Grußformel sollte zwei Zeilenschritte betragen. Die Grußformel kann an der Fluchtlinie oder in der Schreibraummitte beginnen. Direkt darunter folgt die Unterschrift. Eine maschinenschriftliche Wiederholung der Unterschrift ist nicht notwendig, da beim Normbrief ohne Vordruck der Absender mit dem Unterzeichner identisch ist.

Beispiele für eine Grußformel: Mit freundlichen Grüßen, Hochachtungsvoll

Beilagen:

Wenn die Grußformel an der Fluchtlinie beginnt, so muss sich der Beilagenvermerk ein bis drei Zeilenschritte unter der Unterschrift befinden.

Beginnt die Grußformel in der Schreibraummitte, so steht der Beilagenvermerk linksbündig in der Höhe der Unterschrift.

Das Wort "Beilagen" kann unterstrichen werden, es darf aber auch gänzlich entfallen. Werden mehrere Beilagen mitgeschickt, so wird jede einzeln angeführt.

Das Protokoll

Ziel und Zweck eines Protokolls ist, Gehörtes beziehungsweise Beobachtetes kurz und sachlich korrekt zu dokumentieren. Es soll außerdem inhaltlich nachvollziehbar gestaltet sein, damit dritte, die nicht während des protokollierten Ereignisses anwesend waren, die Geschehnisse und eventuell auch Ergebnisse nachlesen können.

Arten von Protokollen:

- Wörtliches Protokoll:

Beim wörtlichen Protokoll wird der Ton auf ein Medium aufgenommen. Die wichtigste Aussagen werden nachher schriftlich mit Angebung des Namens zitiert. Dieses Protokoll wird bei sehr wichtigen Beschlüssen und Sitzungen eingesetzt.

- Zusammenfassendes Protokoll:

Bei dieser Art schreibt der Schriftführer während des Ereignisses mit. Es gibt wiederum zwei Arten von einem zusammenfassenden Protokoll:

- Verlaufsprotokoll: dokumentiert den Ablauf, zum Beispiel: Arbeitsprotokoll

- Ergebnisprotokoll: dokumentiert zum Beispiel Verhandlungen und

Abstimmungen

- Gedächtnisprotokoll:

Bei einem Gedächtnisprotokoll werden die Notizen erst nach einer  Verhandlung, Diskussion, etc. angefertigt.

Gliederung:

Überschrift: sollte am Blattanfang in der Mitte stehen. Zum Beispiel: "Protokoll von/über "

Ort, Datum sowie Anfangs- und Endzeitpunkt des Ereignisses

Anwesenheits- und Abwesenheitsliste, Entschuldigte sind extra anzuführen

Thema des Protokolls

Name des Schriftführers

Tagesordnung(punkte) und Arbeitsschritte: Hier werden der Verlauf, wichtige Wortmeldungen, Ergebnisse, Beschlüsse u.a. eingetragen.

Datum und Ort der Abfassung

Unterschrift des Schriftführers

Hinweis: Die Erzählzeit ist die Gegenwart.

Vorgehen:

Da Protokolle vor Gericht als Beweismittel anerkannt werden, übernimmt der Schriftführer eine sehr verantwortungsvolle Aufgabe. Deshalb ist eine gute Vorbereitung notwendig. Man sollte sich Unterlagen des Referenten, usw. anfordern. Besonders ratsam ist es, eine Teilnehmerliste zu besitzen, um die Namen der Teilnehmer korrekt zu schreiben.

Die Mitschrift während der Sitzung, Verhandlung, etc. ist stichwortartig. Dabei sollte man den Platz auf dem Papier großzügig nutzen, damit bei Redepausen Wichtiges aus dem Kurzzeitgedächtnis hinzugefügt werden kann.

Nach Ende des zu protokollierenden Ereignisses sollte man sofort überprüfen, ob die Unterlagen ausreichend vollständig und inhaltlich korrekt sind. Dabei sollte wiederum das Kurzzeitgedächtnis genutzt werden.

Die Endfassung wird unter Zuhilfenahme der Mitschrift erstellt. Diese sollte inhaltlich gut nachvollziehbar, sachlich korrekt und formal übersichtlich sein.

P r o t o k o l l

über/von ..

Ort: .........

Datum: .......

Zeit: .... bis .... ^h

Anwesende: .....

Abwesende: .....

Entschuldigte: .....

Thema: .........

Schriftführer: .....

Tagesordnung und Arbeitsschritte:

_______________

Ort, Datum der Abfassung                                         Unterschrift

Offert (Anbot) und Auftragsbestätigung

Offert und Auftragsbestätigung sind schriftliche Endergebnisse von Verhandlungen. Sie dienen dazu, die Interessen der Vertragspartner abzusichern, wobei besonders auf die Punkte Wert gelegt wird, die Gegenstand gerichtlicher Auseinandersetzungen werden könnten. Dabei bieten Offert und Auftragsbestätigung eine schriftliche Sicherheit, da sie vor Gericht als Beweismittel anerkannt werden.

Anbote und Auftragsbestätigungen werden meist nur bei größeren Projekten geschrieben, wie es zum Beispiel in der Baubranche üblich ist. Bei Verkauf von kleineren Produkten können die Angebote zu einem Katalog zusammengefasst werden.

Zustandekommen eines Offert und einer Auftragsbestätigung:

Käufer

Verkäufer

Anfrage

Angebot

	Angebot

			Auftragsbestätigung

Form und Gliederung:

Die Form ist in der ÖNORM genau festgelegt. Die Sprache sollte knapp, sachlich und vor allem eindeutig sein, um eine möglichst gute Absicherung zu gewährleisten.

Besonderheiten und Ergänzungen:

Da meist ein Firmenpapier mir Aufdruck verwendet wird, entfällt die Absenderanschrift.

Als Betreff kann "Offert" oder "Auftragsbestätigung" angegeben werden.

Brieftext:

Mögliche Einleitungsformel:

Offert: "Wir danken für Ihr Interesse und bieten nachstehend an:"

Auftragsbetätigung: "Wir beziehen uns auf ...... und bestätigen den von ihnen erhaltenen Auftrag, wie im Folgenden angeführt:"

Der eigentliche Brieftext beginn mit den sog. Warenspezifikationen.

Diese besteht aus:

Zahl und genauer Bezeichnung der Ware,

einer technische Beschreibung: Diese soll eine Beschreibung von Gerüst/Rahmen, eine Beschreibung der eigentlichen arbeitsleistenden Einheit und Steuerung beinhalten und kann auch als Zeichnung oder in Prospektform beigelegt werden.

Außerdem sollen alle messbaren Daten angegeben werden. Informationen über eventuelle Umbauten oder Vorbereitungen, die der Empfänger für das Aufstellen und Betreiben der Ware erledigen muss, sollten ebenfalls angegeben werden.

Preis der beschriebenen Einzelware: hierbei sollte besonders auf die

Währungsangabe geachtet werden!

Wenn es sich um mehrere Waren handelt, muss jede Ware einzeln spezifiziert werden. Außerdem sollte man jeder Ware eine Nummer zuweisen, um Verwechslungen zu vermeiden.

Der nächste wichtige Punkt sind die Lieferbedingungen. In diesen wird Folgendes genau geklärt:

Preise: ob es sich um Brutto- oder Nettopreise handelt

ob frei Werk / frei Lager/

unverpackt, unverzollt

Mögliche Preisklausel sollte auch beachtet werden. (z.B.:

Vorbehalte der Preisänderung unter bestimmten Bedingungen)

Lieferfrist: sind meist fix und wird in Monaten oder Wochen nach Erhalt

des Auftrages angegeben.

- Transport: wie und womit transportiert wird, und wer bezahlt.

- Zahlungsbedingungen: wie und wann Zahlungen durchgeführt werden,

eventuelle Spesen bei Terminverzug, Bedingungen für

Preisnachlässe.

Aufstellung und Inbetriebnahme: wann, von wem und wer die Kosten trägt.

- Garantie: worauf hat man Garantie, besonders zu beachten: worauf nicht?

Wie lange ist die Garantiefrist?

Zum Abschluss des Brieftextes können zum Beispiel folgende Schlussformeln verwendet werden:

Offert: "Wir würden uns freuen, Ihren Auftrag zu erhalten und stehen für weitere Informationen jederzeit zur Verfügung."

Auftragsbestätigung: "Wir danken für ihren Auftrag und verbleiben mit freundlichen Grüßen."

Ehe man als einziger Vertragspartner eine Unterschrift unter ein Offert setzt und einen Firmenstempel verwendet sollte man wissen, ob man das Recht dazu hat. Eventuell muss der Brief gegengezeichnet werden.

Wichtige und häufige Abkürzungen:

i.A. : Unterschriftberechtigung

i.V. : Handlungsbevollmächtigter

ppa. :     Prokurist

Quellenangabe

Kopie  "Offert/Auftragsbestätigung"

Kopie "Protokoll"

Kopie "Muster eines Normbriefes"

Killinger, Pimath: "Sprache heute 1 - Schriftverkehr", 4. Auflage 1998

Verlag Hölder-Pichler-Temsky

Internet: http://www.trauner.at